Pazaryerinde satış büyürken en çok kafa karıştıran konu fatura tarafıdır: “Ben hangi faturayı kesmeliyim? e-Arşiv mi, e-Fatura mı? Ne zaman zorunlu oluyor?” Bu yazı, Trendyol, Hepsiburada ya da N11 gibi pazaryerlerinde satan bir işletmenin gözünden sade bir çerçeve çiziyor.
Not: Aşağıdakiler genel bilgilendirmedir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın. Zorunluluk sınırları her yıl Gelir İdaresi tebliğleriyle güncellenir.
e-Arşiv ile e-Fatura aynı şey değil
İki kavram sık karıştırılır:
- e-Fatura, alıcının da e-Fatura mükellefi olduğu durumda, sistemden sisteme kesilen faturadır. Tarafların ikisi de GİB sisteminde kayıtlıdır.
- e-Arşiv Fatura, alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı (örneğin nihai tüketici) durumda kesilen elektronik faturadır. Pazaryerinde son kullanıcıya yapılan satışların çoğu bu gruba girer.
Pratikte: müşteriniz bir son tüketiciyse genelde e-Arşiv, kurumsal bir e-Fatura mükellefiyse e-Fatura kesersiniz. İyi bir sistem, alıcının mükellef olup olmadığını vergi numarasından sorgulayıp doğru türü kendisi seçer.
Zorunluluk ne zaman başlar?
e-Fatura/e-Arşiv Fatura’ya geçiş, çoğunlukla yıllık ciro eşiğine bağlıdır. Eşik dönem dönem güncellenir; belirli bir cironun üzerine çıkan mükellefler ertesi yıl geçiş yapmak zorundadır. Ayrıca bazı sektörler ciroya bakılmaksızın kapsamdadır.
İnternet üzerinden satış yapanlar için Gelir İdaresi genel eşikten çok daha düşük, ayrı bir eşik belirlemiştir: 500.000 TL brüt satış hasılatı. Kendi sitenizden, sosyal medyadan ya da Trendyol, Hepsiburada, Amazon gibi pazaryerlerinden satış yapıyorsanız bu eşiğe tabisiniz. Dayanak 509 sıra no.lu VUK Genel Tebliği’dir; hadler en son 589 sıra no.lu Tebliğ’le (31.12.2025) güncellendi.
Pazaryeri satıcısı için kritik nokta şu: ciro hızlı büyür. Bir sezon iyi giderse eşik beklediğinizden önce aşılır. Bu yüzden faturalamayı en baştan elektronik kurgulamak, sonradan telaşla geçiş yapmaktan çok daha rahattır.
Sipariş geldiğinde fatura nasıl kesilir?
İdeal akış, faturanın siparişe otomatik bağlanmasıdır:
- Pazaryerinden sipariş düşer; ürün, adet ve tutar sisteme gelir.
- Sistem stoku düşer ve siparişi hazırlığa alır.
- Kargo etiketi basılırken ya da sevk anında fatura tek tıkla kesilir; yoğun günlerde siparişler toplu olarak da faturalandırılabilir.
- Fatura GİB’e özel entegratör üzerinden iletilir; numarası ve ETTN’si siparişe yazılır.
- Aynı kayıt muhasebeye otomatik yevmiye fişi olarak işlenir.
Bu akışın değeri, ay sonu telaşını ortadan kaldırmasıdır. Faturaları tek tek GİB portalından ya da elle kesmek yerine, her sipariş kapanırken faturası da kesilmiş olur.
Nelere dikkat etmeli?
- Seri ve sıra tutarlılığı: Fatura numaraları boşluksuz, ardışık ilerlemeli. Sistem numara üretimini kilitleyerek aynı numaranın iki kez kullanılmasını engellemeli.
- KDV dâhil/hariç netliği: Pazaryeri fiyatları çoğunlukla KDV dâhildir; fatura ayrıştırması bunu doğru yapmalı.
- İade ve iptal: İade gelen siparişte iade faturası / gider pusulası akışı da hazır olmalı; satış kadar iade de elektroniğe bağlı kalmalı.
Özet
e-Fatura tarafını “sonra hallederim” diye ertelemek, ciro büyüyünce stres kaynağına döner. Sipariş–fatura–muhasebe zincirini baştan otomatik kurarsanız, zorunluluk eşiği geldiğinde başvuru ve mali mühür adımlarını tamamlamanız yeterli olur; iş akışınız değişmez.
Welkin, GİB’den izinli özel entegratör üzerinden e-Fatura/e-Arşiv Fatura döngüsünü siparişe bağlar: faturayı tek tıkla ya da toplu kesersiniz, numarası ve ETTN’si siparişe kendiliğinden yazılır. Ayrıntılar için özellikler sayfasına bakabilirsiniz; Büyüme paketini 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz, kart bilgisi gerekmez.